Helmholtz-Zentrum Potsdam Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ Jobs und Stellenangebote

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Wir suchen eine zweisprachige Sekretärin/Assistentin (f_m_x) für den Bereich der Modellierung von Erdprozessen (Referenznummer 8256). Ihre Hauptaufgaben umfassen die Koordination, Planung und Durchführung administrativer Aufgaben für den Bereich. Sie werden auch als persönliche Assistentin für den Bereichsleiter, Professor Jean Braun, fungieren, einschließlich Termin- und Reisemanagement. Die Korrespondenz und Kommunikation in Englisch und Deutsch wird ebenfalls zu Ihren Aufgaben gehören, einschließlich Übersetzungen. Darüber hinaus sind Sie für die Einstellung neuer Mitarbeiter verantwortlich und führen eine lokale Einführung für neue Mitarbeiter und Besucher durch. Sie unterstützen neue Mitarbeiter und Besucher dabei, sich gut im GFZ einzuleben. Effiziente Verwaltung von Finanz- und Personalakten, sowie als Schnittstelle zu den wichtigsten Verwaltungsabteilungen des GFZ. Sie überwachen das Budget des Bereichs und stehen bei Bedarf in Kontakt mit dem Bereichsleiter und der Finanzabteilung. Sie sind auch für die Bestellung und den Kauf von Ausrüstung verantwortlich und überprüfen finanzielle Transaktionen. Sie pflegen und aktualisieren die Website des Bereichs, bieten englische Schreibunterstützung, Übersetzungen und Korrekturlesen von Vorschlägen, Papieren usw. an und organisieren und unterstützen größere Projekte wie Konferenzen und Workshops. Es besteht die Bereitschaft, als Ersthelfer und/oder Brandschutzwart für den Bereich tätig zu sein (Schulungen werden bereitgestellt).

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Die Personalabteilung sucht aktuell nach einem Sachbearbeiter:in Dienstreisen (w_m_d) mit der Kennziffer 8213. Zu den Aufgaben gehören die Organisation des Postein- und -ausgangs der Reisekostenstelle, die Bearbeitung von Anfragen per E-Mail und Telefon sowie administrative Tätigkeiten wie Aktenführung und Ablage. Des Weiteren fallen vor- und nachbereitende Arbeiten im Zusammenhang mit Dienstreisen an, wie beispielsweise die Bearbeitung von Anträgen und die Begleichung von Rechnungen. Idealerweise verfügt der/die Bewerber:in über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder einen vergleichbaren Abschluss sowie erste Berufserfahrung. Zudem sind gute Englisch- und Anwenderkenntnisse in Bürosoftware wie Microsoft Office erforderlich, sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere Software.

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Im Syn Com-Koordinierungsbüro Berlin ist die Stelle Syn Com Assistenz (w/m/d) mit der Kennziffer 8273 zu besetzen. Die Aufgaben umfassen die Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe sowie des Geschäftsverkehrs, die Planung und Dokumentation von Veranstaltungen und Besprechungen, die Korrespondenz in Deutsch und Fremdsprachen, Übersetzungen und Korrekturen fremdsprachiger Texte, Reisevorbereitungen und die Unterstützung bei der Redaktion der Syn Com-Webseite. Die Zulassungsvoraussetzungen sind eine verwaltungsorientierte Ausbildung mit dem Nachweis von Sekretariats- und Bürotätigkeiten in Deutsch und Englisch, Erfahrung im Wissenschaftsbereich oder im Veranstaltungsmanagement, Kenntnisse in Textverarbeitung, Kalkulation und Präsentation sowie im besten Fall Erfahrung mit Content-Management-Systemen. Wichtige persönliche Eigenschaften sind eine koordinierende und sachliche Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und sehr gute Deutschkenntnisse auf dem Niveau C1.

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In der Finanzabteilung des GFZ ist die Stelle als Sachbearbeiter:in (w_m_d) für die Drittmittelverwaltung zu besetzen. Hier unterstützen Sie die Wissenschaftler:innen bei der finanziellen Administration von Drittmittelprojekten. Ihre Aufgaben umfassen die Antragsbegleitung, das Finanzcontrolling und die Abrechnung nationaler und internationaler Forschungsprojekte. Wenn Sie aufgeschlossen und zahlenaffin sind und daran interessiert sind, unsere Forschungsprojekte erfolgreich zu unterstützen, dann bewerben Sie sich jetzt. Ihre Tätigkeiten beinhalten die Unterstützung der wissenschaftlichen Projektleiter:innen bei Anträgen und Kontrollen, das operative Controlling des Projektbudgets, die administrative Bearbeitung der Drittmittelprojekte, die Einhaltung der Zuwendungsrichtlinien, die Kommunikation mit den Zuwendungsgebern sowie die laufende Projektabrechnung und das Controlling des GFZ.

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Die Abteilung "Allgemeine und Technische Dienste" sucht eine Arbeitsgruppenleitung für das "Infrastrukturelle Facility Management" (w/m/d) mit der Kennziffer 8328. Unsere Arbeitgeber wissen Ihr Engagement und Ihre Leistungen zu schätzen. Als Arbeitsgruppenleiter sind Sie verantwortlich für die Planung, Koordination und Überwachung aller Aufgaben im Bereich Infrastrukturelles Facility Management. Sie verwalten die Sachmittelbudgets, analysieren den Personaleinsatz und arbeiten aktiv an einem Benchmark für das Facility Management. Weiterhin führen Sie gewerbliche Firmen wie Hausmeisterdienste und sorgen für eine reibungslose Veranstaltungsorganisation im Freien und in Vortragsräumen. Zusätzlich prüfen Sie die Betriebskostenabrechnungen der Außenstellen. Starten Sie jetzt Ihre Zukunft bei uns!