Büroleitung Klinikleitung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Büroleitung der Klinikleitung (w/m/d)

Vollzeit | unbefristet | Standort: Lohr a.Main

Mit dem Bau eines neuen Zentralklinikums und der Umsetzung des Masterplans 2030 gestalten wir die Zukunft des Klinikum Main-Spessart neu. Zur erfolgreichen Realisierung dieser wichtigen Projekte suchen wir eine erfahrene Büroleitung des Klinikreferenten (m/w/d), die uns bei der Vorbereitung der Inbetriebnahme des Neubaus sowie der Überwachung der Projekte des Masterplans 2030 unterstützt.

Ihr Aufgabenbereich

1. Sitzungsmanagement

• Erstellung und Strukturierung von Tagesordnungen sowie Sitzungsunterlagen für verschiedene Sitzungen der Geschäftsleitung und relevanter Gremien unter Berücksichtigung interner und externer Anforderungen sowie strategischer Prioritäten.
• Protokollierung der Sitzungsergebnisse, der vereinbarten Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen. Aktive Verfolgung des Fortschritts und Sicherstellung, dass alle relevanten Beschlüsse und Informationen an interne sowie externe Beteiligte weitergeleitet werden, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.

1. Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Kommunikationsmanagement

• Eigenständige Recherche und Analyse relevanter Daten und Informationen aus internen und externen Quellen, Bewertung der Relevanz, Aktualität und strategischen Bedeutung dieser Informationen und Entwicklung fundierter Handlungsempfehlungen als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung.
• Erstellung von umfassenden Berichten, Präsentationen und Stellungnahmen, die komplexe Sachverhalte verständlich und zielgerichtet darstellen.
• Bearbeitung eingehender Anfragen und Entscheidung, ob diese an die Geschäftsleitung weitergeleitet oder an die zuständigen Abteilungen delegiert werden.

1. Projektkoordination und Administrative Unterstützung der Geschäftsführung

• Planung, Koordination und Überwachung von Projekten, die von der Geschäftsführung initiiert werden, einschließlich der Entwicklung detaillierter Projektpläne, Koordination von Meilensteinen und Sicherstellung der termingerechten und erfolgreichen Umsetzung.
• Organisation regelmäßiger Meetings und Workshops als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Projektbeteiligten, Sicherstellung eines kontinuierlichen Informationsaustauschs und Kontrolle des Projektfortschritts.
• Übernahme administrativer Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung, wie die Koordination von Dienstreisen, das Terminmanagement sowie die kontinuierliche Optimierung interner Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der Arbeitsabläufe.

Das bieten wir Ihnen

• Attraktives Gehalt der EG 11 nach TVöD.
• Bei uns erhalten Sie eine Jahressonderzahlung in Höhe von 84,51% (EG1-8), 70,28% (EG 9-12) oder 51,78% (EG 13-15) des Monatsgehalts.
• Durch unsere zu 100 % arbeitgeber- finanzierte betriebliche Altersversorgung von 4,8 % des tariflichen Jahresbruttogehalt sind Sie zusätzlich abgesichert.
• Bei uns gibt es 30 Urlaubstage im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche).
• Wir gestalten unsere Zukunft selber! 2027 ziehen wir in den Neubau des Zentralklinikums. Werden auch Sie Teil unserer Zukunft.
• Wir gehen auf die Belange der Beschäftigten ein und arbeiten auf Augenhöhe zusammen - auch zwischen den Berufsgruppen.
• Im Rahmen des BGM's stehen eine Physiotherapeutin und eine Fitnesstrainerin mit vielen kostenfreien Angeboten für die Gesundheit und Fitness unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung.
• Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Vielzahl flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle. In der Verwaltung arbeiten Sie in Gleitzeit.
• Als kommunaler Träger bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst.
• Wir fördern Sie mit individueller Fort- und Weiterbildung durch interne und externe Angebote.
• Unter anderem mit unseren "Corporate Benefits" profitieren Sie von zahlreichen regionalen und überregionalen Rabatten.
• Leasen Sie günstig und bequem ihr Wunsch-JobRad über uns.
• Zukünftiger Arbeitsplatz im herrlichen Spessart und am schönen Main mit hohem Freizeitwert.

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches, bevorzugt mit Schwerpunkt Gesundheitsmanagement
• Idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Gesundheitssektor und/oder Projektmanagement
• Vorteilhaft sind gesundheitsbezogene Rechtskenntnisse
• Methoden, Fach- und Sozialkompetenz
• Verhandlungsgeschick, Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Selbstreflexion
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Bereitschaft zur flexiblen Einbringung der Arbeitszeit
• Gute EDV-Kenntnisse (MS-Office, KIS)

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber/-innen werden nach Maßgabe des SGB IX bei gleicher Qualifikation und Eignung besonders berücksichtigt.

Das Unternehmen

Wir, das Klinikum Main-Spessart, sind mit über 1.000 Mitarbeitern einer der größten Arbeitgeber in der Region Main-Spessart. Unsere Einrichtungen befinden sich an den Standorten Lohr a.Main, Marktheidenfeld und Gemünden. Als leistungsstarkes Krankenhaus der Akut-, Grund- und Regelversorgung mit zentraler Notaufnahme und als akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Würzburg bieten wir ein breites Spektrum moderner Hochleistungsmedizin auf dem aktuellen Stand der Wissenschaft. Unser Bildungszentrum für Pflegeberufe, ein geriatrisches Zentrum sowie zwei Senioreneinrichtungen runden unser Angebot ab. Da wir uns stetig weiterentwickeln und unseren Patienten immer die beste Versorgung anbieten wollen, ist der Umzug in den Neubau eines hochmodernen, innovativen Krankenhauses, mit dem Standort Lohr a.Main, 2027 geplant.